Natacha STOOP en Sophie GOOSSENS, Geassocieerde notarissen te Antwerpen

 

Natacha STOOP en Sophie GOOSSENS

Geassocieerde notarissen te Antwerpen

Privacybeleid van de Koninklijke Federatie van het Belgische Notariaat

Dit privacy beleid is opgesteld om tegemoet te komen aan het principe van transparantie opgenomen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming om de burgers voldoende te informeren over de gegevensverwerkingen, die FEDNOT uitvoert

We omschrijven in dit privacy beleid welke categorieën van gegevens worden verwerkt, van wie deze gegevens worden verwerkt (betrokkenen), de doeleinden en de rechtmatigheid van de verwerkingen en hoelang de gegevens worden bewaard. Tevens worden de technische en organisatorische maatregelen omschreven en hoe de burger zijn rechten volgens GDPR kan uitvoeren.

 

Verwerkingsverantwoordelijke

 

De Koninklijke Federatie van het Belgische Notariaat (hierna ‘FEDNOT’) met ondernemingsnummer 0409.357.321 en zetel te Bergstraat 30/34, 1000 Brussel is de verwerkingsverantwoordelijke in het kader van het beheer van haar databanken. De rol van verwerkingsverantwoordelijke betekent dat deze (rechts)persoon het doel en de middelen bepaalt van de verwerking van uw gegevens.

FEDNOT heeft Aurélie Van der Perre aangesteld als Data Protection Officer. Zij heeft volgende contactgegevens: Email: dpofednot@privanot.be Tel: 02 500 14 15

 

 

Verwerking van de gegevens

 

Identificatie van de betrokkenen en de verwerkingsactiviteiten

FEDNOT verwerkt gegevens van Belgische en Europese notarissen en de Belgische en Europese burgers. Deze burgers zijn meestal de partijen betrokken bij een akte. FEDNOT voert volgende verwerkingen uit met de gegevens van de betrokkenen:

  • Beheer van de centrale registers van het notariaat;
  • Beheer van de applicaties die doorgifte van gegevens tussen de notarissen en overheden coördineren

Doeleinde en rechtmatigheid

Het doel van dit beleid is de burgers te informeren over de gegevensverwerking door FEDNOT uitgevoerd in het kader van haar wettelijke taken en haar taken van openbaar belang (art. 6.1 c en e AVG).

FEDNOT zal de gegevens enkel verwerken voor de hieronder beschreven doeleinden:

1. Centrale Registers

FEDNOT is door de wetgever aangesteld om verschillende centrale registers te beheren. Zij is verantwoordelijk voor de authentieke bronnen van het notariaat benoemd door de wetgever . De authentieke bronnen zijn de volgende:

  • het Centraal Register van Testamenten
  • het Centraal Register voor huwelijksovereenkomsten
  • Het Centraal Register voor erflatingen
  • Het Centraal Register van lastgevingsovereenkomsten
  • Het Centraal Register van verklaringen
  • Notariële aktedatabank (NABAN)
  • Etc.

De verschillende regelgevingen over deze databanken, duiden FEDNOT aan als beheerder. Het verwerken van deze gegevens is dan ook in het kader van de wettelijke opdrachten, die FEDNOT heeft.

De wetgever heeft FEDNOT belast met het beheer van de centrale registers om de notarissen en de bevoegde administraties (overheden) te helpen toegang te krijgen tot de gegevens, die daarin zijn opgenomen, in het kader van de vervulling van hun wettelijke taken. In bepaalde hypothesen hebben burgers ook recht op toegang tot de gegevens in de centrale registers (naast hun eigen gegevens).

2. De applicaties die doorgifte van gegevens tussen de notarissen en overheden coördineren

In het kader van de vervulling van haar taken van openbaar belang en/of wettelijke taken, zorgt FEDNOT voor het beheer van bepaalde toepassingen, die de overdracht van persoonsgegevens van burgers tussen notariskantoren en overheden mogelijk maken. Het doel is om notarissen en overheden in staat te stellen hun wettelijke verplichtingen na te komen.

Dit zijn onder meer volgende applicaties:

  • ASF: Sociale en fiscale berichten, hierbij wordt tussen de notarissen en de overheden sociale en fiscale berichten uitgewisseld in het kader van bijvoorbeeld een openstaande schuld.
  • eRegistration: hierdoor kan de notaris digitaal registratie van de akten doen in het registratiekantoor, of een hypotheek schrappen in het kantoor, etc.;
  • eDepot: Hierdoor kunnen de notarissen digitaal een vennootschapsdossier neerleggen op de griffie van het ondernemingsloket met het oog op de toekenning door deze laatste van een ondernemingsnummer en de publicatie van de oprichtingsakte, bij uittreksel, in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad
  • Etc.

Daarnaast zijn er nog andere toepassingen, die FEDNOT beheert en waar een eigen privacy beleid voor van toepassing is zoals de digitale kluis voor de burgers (IZIMI) of het veilingplatform voor onroerende goederen (Biddit). 

Categorieën van gegevens en bewaartermijn

De volgende categorieën van gegevens worden verwerkt:

1. Centrale registers

In deze centrale databanken worden verschillende categorieën van gegevens verwerkt:

  • Identificatiegegevens zoals naam, geboortedatum, rijksregisternummer, nummer van de sociale zekerheid (Rbis) geboorteplaats, datum van overlijden, woonplaats, etc. ;
  • Familiale gegevens: beschrijving van het gezin ;
  • Sociale gegevens ;
  • Gegevens met betrekking tot huwelijkscontracten, testamenten ;
  • Gegevens met betrekking tot uw mandatencontracten;
  • Gegevens in authentieke akten en kopieën van de authentieke akten zelf;
  • Etc.

In het kader van het beheer van deze authentieke bronnen heeft FEDNOT ofwel een machtiging verkregen of een door wet bevestigd gebruik voor Rijksregisternummer of het nummer van de Sociale

Zekerheid (Rbis). FEDNOT heeft ook toegang gekregen tot de gegevens van het Rijksregister en de Kruispuntbank voor Sociale Zekerheid (Rbis) om de gegevens te controleren en zo de kwaliteit ervan te waarborgen.

Per applicatie hebben de gegevens een specifieke bewaringstermijn beschreven in de regelgeving omtrent de authentieke bronnen. De toeganglogs tot de centrale registers worden 10 jaar lang bewaard om te bepalen wie de gegevens van de burgers heeft opgezocht.

Indien de burger hier meer informatie over wil, kan deze steeds zijn recht van informatie en inzage uitoefenen door de Data Protection Officer van FEDNOT te contacteren (dpofednot@privanot.be).

2. De applicaties die doorgifte van gegevens tussen de notarissen en overheidsinstellingen

Daarnaast worden ook de gegevens van burgers verwerkt in de applicaties waarmee de overheidsinstellingen communiceren. Dit zijn veelal :

  • Identificatiegegeven (naam, rijksregisternummer, geboortedatum, geboorteplaats, woonplaats, etc.) ;
  • Contactgegevens ;
  • Gegevens van authentieke akten voor hun elektronische registratie ;
  • Sociale en fiscale gegevens (schulden) ;
  • Professionele gegevens in het kader van de oprichting van een online bedrijf ;
  • Etc.

FEDNOT bewaart een aantal van uw persoonlijke gegevens alleen: :

  • als de wetgever het oplegt,
  • of voor elektronische bewijsvoering gedurende 20 jaar (in overeenstemming met de verjaringstermijn van het oud Burgerlijk Wetboek)   
 

Technische en organisatorische maatregelen

 

FEDNOT neemt verschillende technische en organisatorische maatregelen om te zorgen voor een beveiligingsniveau dat in overeenstemming is met de risico’s van de verwerking van de gegevens. Zo zorgt FEDNOT ervoor dat zijn medewerkers en eventuele verwerkers steeds de nodige vertrouwelijkheidsovereenkomsten of verwerkersovereenkomsten sluiten. Daarnaast heeft zij verschillende procedures en beveiligingsmechanismen geïmplementeerd zodat de gegevens voldoende worden beveiligd.

Deze maatregelen worden elke drie jaar gerevalueerd door de Data Protection Officer die instaat voor de AVG-conforme gegevensverwerkingen binnen FEDNOT, de Data Protection Officer (DPO) en de Chief Information Security Officer (CISO), die instaat voor een beveiligde manier van gegevensverwerking. Bij deze evaluatie worden alle applicaties gecontroleerd en wordt getest of procedures voldoende zijn geïmplementeerd.

Uw Rechten

Als persoon die betrokken is bij de verwerking van persoonsgegevens door FEDNOT heeft u recht op duidelijke informatie over de verwerking van uw gegevens. Dit beleid is erop gericht deze verplichting van FEDNOT te vervullen.

U hebt ook het recht om bijkomende informatie op te vragen bij FEDNOT in het kader van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit is uw recht op inzage.

Onder bepaalde voorwaarden en in strikt gedefinieerde hypotheses heeft u ook het recht om uw gegevens te corrigeren en te verwijderen, evenals het recht om uw toestemming voor het gebruik ervan te weigeren of in te trekken.

Bovendien hebt u de mogelijkheid om, in geval van een geschil over de verwerking van uw gegevens, FEDNOT te vragen om bepaalde verwerkingen op te schorten. Dit is uw recht om de verwerking te beperken.

U kunt uw rechten rechtstreeks bij FEDNOT uitoefenen of bij de door FEDNOT aangewezen Data Protection Officer (dpofednot@privanot.be) te contacteren.

Als u ten slotte van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd, kunt u een klacht indienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen ) of een gerechtelijk beroep instellen. 

 
 

Data Protection Officer

Het kantoor heeft een data protection officer aangeduid om de bescherming van de persoonsgegevens die zij verwerkt te garanderen. Elke aanvraag omtrent de bescherming van de persoonsgegevens van het kantoor alsook elke aanvraag in verband met de uitoefening van de rechten van de betrokkenen kan gericht worden aan privacy@belnot.be .